【例文あり】内定辞退の誠実かつ適切な伝え方とタイミング!~メール・電話・直接~

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就活中は、内定を獲得することに焦点を当てる学生が多いことと思います。

皆さんの多くもそうでしょう。
ただ、内定を頂き、承諾するまでが就活です。

この記事では、内定を辞退する際の礼儀を詳しく解説していきます。
就活の終わりが見えてきたらぜひ一読しておくと良いでしょう!

内定辞退ってどうやるの?

内定を複数いただいた場合、どうすれば良いのでしょうか。

「第1志望って言ってしまったから断りづらい…。」
「メールでもいいの?」
「怒られたらどうしよう。」

などなど、内定辞退には多くの不安があると思います。

内定辞退を伝えるのは少々気が引けますが、連絡をしないというのは絶対にNGです。

辞退の方法を詳しく解説

内定辞退には大きく分けて3つの選択肢があります。

  • 電話
  • メール
  • 直接

です。

まず最初に、内定をいただいたお礼を述べましょう。
謝罪も大切ですが、評価してくださったことに感謝の言葉を先に伝えることは大切です。

次に内定を辞退したいことをはっきりと伝えましょう。
しかしこの際、社名まで言う必要はありません。

「他社の内定を受けることにした。」
とだけ伝えれば十分です。

そして最後に謝罪をしましょう。

期待に応えられないこと、忙しい中時間を割いてくださったことをしっかりと伝えましょう。

流れをまとめると、

  • お礼
  •  ↓

  • 結論
  •  ↓

  • 辞退理由
  •  ↓

  • 謝罪

となります。

次からそれぞれの方法を見ていきましょう。

電話

ほとんどのケースで電話を使用します。
なぜなら

  • 確実に伝わる。
  • 話すことで誠意が伝わる。
  • 時間を削減できる。

という3つのメリットがあるからです。

電話はメールよりも確実に伝わります。
メールでは、相手が本当に読んだのか確認することはできません。

さらに、声を発することで誠意が伝わります。
文章だとどうしても素っ気ない部分があります。

また、直接赴くことなく内定辞退の連絡ができます。
他の選考で忙しい可能性があります。
地方の学生も直接企業に行くことは厳しいと思います。

こういった面で電話は効率が良いです。

以上から、
内定辞退は電話がベストです。

トークスクリプト

【電話】

お世話になっております。
内定をいただきました〇〇大学 ○○ ○○ と申します。
採用担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか。

_____採用担当に代わる____________
少々お時間よろしいでしょうか。
この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
色々と検討しましたところ、御社の内定を辞退させていただきたいと思い、
ご連絡を差し上げました。

_____辞退の理由を述べる___________

本来ならば直接お詫びに伺うべきところですが、取り急ぎお電話を差し上げました。
誠に申し訳ございません。

お時間を割いていただきながら、このような形となり、大変ご迷惑をおかけいたしました。
それでは、失礼いたします。

メール

メールのメリットは、相手に時間を取らせないことです。

電話をするときは、
仕事中であることが多く、中断させてしまう可能性があります。

しかし、メールであれば、相手は好きな時間に開くことができます。

先ほども述べましたが、届いたかどうか確認することが難しいです。

メールを送って数日返信が来ないようであれば、電話をしましょう。

トークスクリプト

【メール】

件名 【内定辞退のご連絡】
本文
○○株式会社 人事部
採用担当 ○○様

お世話になっております。内定をいただきました〇〇大学 ○〇 ○○ と申します。

この度は内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
嬉しいお知らせであり、大変心苦しいのですが、御社の内定を辞退させていただきたいと思い
ご連絡を差し上げました。

この就職活動を通して自分自身と向き合い、真剣に考慮した結果、別の会社との縁を感じました。

本来ならば直接お詫びに伺うべきところですが、メールでのご連絡になってしまった事、ご了承ください。
誠に申し訳ございません。

採用担当の○○様をはじめ、多くの方に大変お世話になり、内定をいただいた事、心より感謝しております。

お時間を割いていただきながら、このような形となり、大変ご迷惑をおかけ致しました。
貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

それでは、失礼いたします。

直接

1番誠意が伝わるのは、当然ですが直接伺うことです。

伺う際は、

  • 相手の都合に合わせる
  • スーツを着用する

この2点に注意しましょう。

しかし、採用担当者も忙しい可能性があるので、

1度直接伺ってよいかアポを取ることは必須です。

双方の時間と労力を考えると、直接伺うことはあまりおススメしません。

辞退を伝えるタイミングは?

会社側は、応募者へ内定を出した後、その人が入社してくるための準備を行います。
そのため、内定を辞退しようと考えている就活生は、早めに連絡をすることが大切です。

なるべく早く、遅くても内定が出てから5日以内に連絡するのが理想といえるでしょう。

「面倒くさい」
「怖くて連絡できない」
と言った理由で引き伸ばすのは、社会に出る人間としてマナー違反です。
辞退の連絡は1日でも早く行いましょう。

早目に辞退の連絡をすることで、会社側も再募集を出すことができるのです。

先輩たちは何で困った?

過去の先輩も内定を巡ってトラブルになったり、頭を悩ませていることがあったそうです。

どういう事態が想定されるのか、あらかじめ知っておけば困りごとを未然に防げるでしょう!

内定承諾書を書いた後の辞退

内定通知とは別のもので、内定承諾書があります。
これを提出した後に内定を辞退していいのか困ったという声が多くあります。

結論から述べますと、
辞退は可能です。
なぜなら、内定承諾書には法的効力がないからです。

第2志望以下の企業に内定をもらい、第1志望の企業の合否がまだの場合でも、
内定は承諾しても問題ありません。

しかし、できる限り企業の期待に応えましょう。

第1志望の合否前までに、複数の内定を持っているのではなく、
行かないと確信した時点で辞退の連絡を入れましょう。

暴言・脅迫

辞退の連絡を入れたら暴言を吐かれた。

という話を聞いた事がある人は多くいるのではないでしょうか。
確かに0ではないかもしれません。

しかし、企業の採用担当者も内定辞退には慣れています。
あまり心配しなくても大丈夫ですよ!

オワハラ

オワハラとは、就活終われハラスメントという意味であり、
「企業が就職活動生に対して、内定と引き換えに就職活動を終わるように迫る行為全般」
を指します。

このオワハラで内定辞退に困った学生が多くいます。

しかし、これも結論から言えば内定辞退をしても大丈夫です。

期間の定めがない雇用は、被雇用者からいつでも解約できることが、

民法627条に記されています。

第627条
「当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。」

職業選択の自由を保障したものであり、内定者にも適用されるのです。

内定辞退ができると言っても、企業側はかなり痛いです。

相手のことを考えるのならば早めに、
できれば辞退をしないようにすることが大切です。

注意点と対処法

何度も言いますが、早めの連絡はマストです。

内定をもらったその日に辞退の連絡を入れられればベストです。

早めの連絡を入れればトラブルも少なく、企業側も早めに他の内定者を探すことができます。

連絡時期には注意しましょう。

内定辞退をするにあたり、ほとんどありません。

極稀に損害賠償を求められるという場合があるかもしれません。
(そのような会社はブラック企業ですが)

その際も、法的には内定辞退は入社の2週間前までに伝えれば違法ではないので、
その旨を落ち着いて話して対処しましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。

内定辞退は、就職活動をしているとほとんどの人が経験するものです。

その際は相手のことも考え、むやみに引き延ばしたりせず、
連絡を入れましょう。
第1志望から内定をもらってからまとめて辞退するなんてことは
絶対にやめましょう。

しかし、内定辞退の連絡を入れるにあたり、
1度内定辞退をすると撤回はできないという
ことは覚悟しておきましょう。

これらを肝に銘じて、就活頑張ってくださいね。

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